1章: ショートカットキーとは？－効率的な作業のための秘訣
今日は、皆さんが毎日の仕事で大いに活用するであろう、Excelのショートカットキーについて話します。この記事を読んで、皆さんの作業が10倍速することを期待しています。
ショートカットキーとは、一体何でしょうか？基本的に、ショートカットキーとはキーボードの特定のキーの組み合わせを用いて、マウス操作を省略したり高速化したりするためのものです。例えば、Ctrl + Cを押すとコピー、Ctrl + Vを押すと貼り付けができ、これらは我々の日常的な作業を大いに助けてくれます。特にExcelでデータを取り扱う際、一つ一つのセルをマウスでクリックして操作するのはとても時間がかかります。そこでショートカットキーが力を発揮します。
ショートカットキーを活用すると、マウスで数クリックするよりも早く操作を行うことができます。具体的な使い方をいくつか見てみましょう。ワークシートを選択した状態でCtrl + Spaceを押すと、全てのセルを選択することができます。また、Ctrl + Shift + →を押すと、現在のセルから右にある全てのセルを選択することができます。
これだけでなく、Excelには他にもたくさんの便利なショートカットキーが存在します。しかし、それらを全て覚えるのは困難でしょう。よく使う操作についてのショートカットキーを覚えることが、作業の効率化につながると言えるでしょう。私たちは仕事でよく使うExcelのショートカットキーについて、本シリーズで紹介します。
日常の作業における時間を大いに節約することができるショートカットキー。これから、ショートカットキーを活用して、Excel作業をさらにスムーズに、効率的に進めていきましょう！
2章: Excel基本操作のショートカットキー：入門編
この章では、Excelの基本操作に関するショートカットキーについて解説します。これらのショートカットキーを使いこなすことで、Excel作業の効率を向上させることができます。まずは基本から体得しましょう。
ワークシート操作
新しいワークシートを作成するにはShift + F11を、次のワークシートに移動するにはCtrl + PageDownを、前のワークシートに移動するにはCtrl + PageUpを押します。
セル編集
セルを編集するためにはF2を、編集した内容を確定するためにはEnterを押します。一方、編集を取り消すにはEscを押しましょう。
データ選択
現在のセルから下方向にあるデータ全てを選択するにはShift + Ctrl + ↓、右方向にあるデータ全てを選択するにはShift + Ctrl + →、左方向にあるデータ全てを選択するにはShift + Ctrl + ←、上方向にあるデータ全てを選択するにはShift + Ctrl + ↑を押します。
セル移動
上下左右のセルに移動するには矢印キーを、ワークシートの最初のセルに移動するにはCtrl + Home、最後のセルに移動するにはCtrl + Endを押します。
これらはすべてExcel作業の基礎であり、上記の操作は日常的に用いられます。しかし、ショートカットキーとして覚えることで、マウス操作と比べて大幅に操作速度を上げることができます。ショートカットキーを駆使して、もっと効率的にExcel作業を進めてみてください。
3章: データ編集に便利なショートカットキーガイド：中級編
ここでいくつかの上級者向けのショートカットキーについて解説していきます。これらのショートカットキーを覚えることで、Excel作業がより便利でスムーズになることでしょう。
コピー・ペースト
選択範囲をコピーするにはCtrl + C、貼り付けるにはCtrl + V、そして切り取りにはCtrl + Xを使います。また、書式をコピーする時はCtrl + Shift + C、書式の貼り付けにはCtrl + Shift + Vを押します。
行や列の挿入・削除
新しい行を挿入するには選択した行を右クリックし、「行の挿入」を選びますが、ショートカットキーとしてはCtrl + Shift + +を押します。列の場合も同様に行ったセル右クリックにて「列の挿入」を選択するか、Ctrl + Shift + +を押します。削除についても、右クリックメニューから選ぶか、ショートカットキーCtrl + -を押します。
データの塗りつぶし
同じデータを連続して入力する際、データの塗りつぶしを活用すると便利です。塗りつぶしたいセルを選択した状態でCtrl + Enterを押します。
セル間のデータの切り替え
選択したセル内のデータを別のセルのデータと切り替えるには、そのセルをクリックしてドラッグし、目的の位置に移動するとデータが切り替わります。すぐに戻す場合はCtrl + Zを押します。
以上がExcel作業でよく使われる中級者向けのショートカットキーです。すぐに覚えられなくても繰り返し使ううちに自然と身についていくものですので、まずは一日一つ、自分の仕事で使えそうなショートカットキーを試してみてください。
4章: 関数やフィルターを駆使するショートカットキー：上級編
4章ではExcel作業のさらなる高速化を目指し、関数やフィルターを駆使するための上級者向けショートカットキーを学びます。
関数の入力
数式バーに移動して関数を入力する時は、F2を押してセルを編集モードにし、=を入力します。Excelの自動補完機能を利用して関数名を入力し、Tabキーを押すとまるで関数をマスターしたかのように迅速に操作できます。
フィルターの操作
データ範囲にフィルターを適用するにはCtrl + Shift + Lを押します。同様に、このキーの組み合わせでフィルターを解除することも出来ます。ただし、このショートカットキーはデータの並べ替えにも使われます。並べ替えが必要な場面では、Ctrl + Shift + Rを使用しましょう。
関数の引数の編集
すでに入力した関数の引数を編集する場合、マウスを使って引数部分をクリックしても良いですが、F2を押すとキーボードのみで引数部分へ移動することができます。
絶対参照
数式をコピー&ペーストするときに相対参照ではなく絶対参照を使いたい場合、セルの参照を入力している途中でF4を押すと、その参照を絶対参照に切り替えることができます。
以上のショートカットキーを身につけることで、Excel作業が大幅に加速します。業務でExcelを活用する方々は、ぜひこれらのショートカットキーを試してみてください。それぞれの作業スピードが上がれば、同じ時間でもより多くの作業をこなすことが可能になり、生産性の向上に繋がります。
5章: ショートカットキーのカスタマイズと活用スキルを身に着ける
既存のショートカットキーをマスターしたら次は、自分の作業に合わせたカスタマイズを試してみましょう。 Excelはユーザーが任意のショートカットキーを設定できる柔軟性を持っています。
マクロとショートカットキーの設定
特定の手順を繰り返し行う場合、マクロを使用して作業を自動化することができます。ExcelのマクロはVBA（Visual Basic for Applications）というプログラミング言語を使用しますが、プログラミング知識がなくても基本的なマクロはExcelが自動的に記録してくれます。
マクロ記録の開始は Alt + Shift + F8、終了は Alt + Q で操作できます。記録したマクロには、Alt + F8でマクロ一覧を開き、そのマクロを選択し、「オプション」ボタンから任意のショートカットキーを割り当てることができます。
クイックアクセスツールバーのカスタマイズ
画面左上にあるクイックアクセスツールバーにはよく使うコマンドを登録可能で、これらのコマンドにはAlt + [1-9]というショートカットキーが自動的に付与されます。よく使うコマンドをクイックアクセスツールバーに登録し、簡単なショートカットキーでアクセスしましょう。
リボンのコマンドへのショートカットキー
リボンに表示されるコマンド全てには、Altキーを押すと表示されるキーボードアクセスキーが割り当てられています。コマンドが遠いリボンにある場合でも、ショートカットキーを駆使すればマウス操作をしなくてもすみます。
この章で紹介したカスタマイズを活用することで、Excelをさらにプロフェッショナルに使いこなすことが可能です。だんだんとショートカットキーに慣れてくると、手が自然とキーボードのショートカットキーを押し、ますます作業がスムーズに進められるでしょう。Excel作業の効率性とあなたの生産性を向上させ、時間を有意義に使いましょう。
コメント