Excelでメンバー別の稼働率を計算する方法

稼働率とは？まず押さえたい基本の考え方
メンバー別の稼働率計算に必要なデータ項目
Excelで稼働率を計算する基本式と作成手順
メンバー別に見やすく集計するための関数・ピボットテーブル活用法
稼働率を業務改善に活かすためのチェックポイント

稼働率とは？まず押さえたい基本の考え方

稼働率とは、簡単にいうと「働ける時間のうち、実際に業務へ使った時間の割合」を表す指標です。プロジェクト管理やチームの業務改善でよく使われ、メンバーごとの忙しさや業務量の偏りを見える化するために役立ちます。

たとえば、1日の勤務時間が8時間のメンバーが、会議・資料作成・開発作業などに合計6時間使った場合、稼働率は以下のように計算できます。

稼働率＝実作業時間 ÷ 勤務可能時間 × 100

この例では、6時間 ÷ 8時間 × 100 ＝ 75％となります。つまり、その日は勤務可能時間の75％を業務に使っていた、ということです。

ここで大切なのは、稼働率が高ければ高いほど良いとは限らない点です。たとえば、稼働率が常に100％に近いメンバーは、一見すると生産性が高く見えるかもしれません。しかし実際には、休憩や突発対応、確認作業の余裕がなく、ミスや残業が増えやすい状態ともいえます。

逆に、稼働率が極端に低い場合は、業務量が少ない、担当タスクが明確でない、待ち時間が多いといった課題が隠れている可能性があります。つまり稼働率は、メンバーを評価するためだけの数字ではなく、チーム全体の仕事の配分や働き方を見直すためのヒントとして活用することが重要です。

特にExcelでメンバー別の稼働率を管理すると、誰に業務が集中しているのか、どの期間に負荷が高まっているのかを一覧で確認できます。感覚では「Aさんが忙しそう」「Bさんに余裕がありそう」と思っていても、数字にしてみると意外な偏りが見つかることもあります。

また、稼働率を確認する際は、対象とする時間の定義をそろえることもポイントです。たとえば「勤務可能時間」に休憩時間を含めるのか、会議時間を実作業時間に含めるのか、といったルールが人によって違うと、正しく比較できません。

まずは、稼働率を「メンバーの時間の使われ方を見える化する指標」として理解しましょう。そのうえでExcelを使えば、日々の作業時間を集計し、チームの状況を客観的に把握できるようになります。

メンバー別の稼働率計算に必要なデータ項目

Excelでメンバー別の稼働率を計算するには、いきなり表を作り始めるのではなく、まずどのデータを記録するかを決めておくことが大切です。必要な項目があいまいなままだと、あとから集計しにくくなったり、メンバーごとの比較が正しくできなくなったりします。

基本的には、以下のような項目を用意しておくと管理しやすくなります。

項目名	内容
日付	作業を行った日。日別・週別・月別で集計するために必要です。
メンバー名	誰の作業時間なのかを識別するための項目です。
勤務可能時間	その日に業務へ使える時間。例：8時間、7.5時間など。
実作業時間	実際にタスクや会議などに使った時間です。
案件名・プロジェクト名	どの業務に時間を使ったかを分類するために使います。
作業内容	開発、資料作成、会議、問い合わせ対応など、作業の内訳を記録します。

特に重要なのは、「勤務可能時間」と「実作業時間」です。稼働率はこの2つをもとに計算するため、ここが正しく入力されていないと、集計結果もズレてしまいます。たとえば、有給休暇や半休を取得した日は勤務可能時間を8時間のままにするのではなく、実際に働ける時間に合わせて調整する必要があります。

また、メンバー名は表記ゆれに注意しましょう。「田中」「田中さん」「Tanaka」のように入力がバラバラだと、Excel上では別の人として扱われてしまいます。あとで集計することを考えると、メンバー名はあらかじめ一覧を作り、プルダウンで選択できるようにしておくと便利です。

案件名や作業内容も、できるだけ分類ルールを決めておきましょう。たとえば「会議」「MTG」「打ち合わせ」が混在していると、同じ意味でも別項目として集計されてしまいます。最初は細かく分けすぎず、開発・会議・資料作成・調査・問い合わせ対応のように、ざっくり分類するだけでも十分です。

さらに、チームで利用する場合は「入力単位」も統一しておくと安心です。15分単位で入力するのか、30分単位で入力するのか、人によってルールが違うと集計結果にばらつきが出ます。現場で運用しやすい単位にそろえることがポイントです。

このように、メンバー別の稼働率を正しく計算するには、単に作業時間を入力するだけでなく、日付・メンバー・勤務可能時間・実作業時間・作業分類を整理して記録することが欠かせません。次の章では、これらのデータを使ってExcel上で稼働率を計算する具体的な手順を見ていきます。

Excelで稼働率を計算する基本式と作成手順

必要なデータ項目が整理できたら、次はExcel上で稼働率を計算する表を作成していきます。稼働率の基本式は、1章でも紹介したとおり以下の形です。

稼働率＝実作業時間 ÷ 勤務可能時間

Excelでは、この計算結果をパーセント表示にすることで、メンバーごとの稼働状況をひと目で確認しやすくなります。

まずは、以下のような表を用意しましょう。

A列	B列	C列	D列	E列	F列
日付	メンバー名	勤務可能時間	実作業時間	作業内容	稼働率

たとえば、2行目に「勤務可能時間」が8時間、「実作業時間」が6時間と入力されている場合、F2セルには次の数式を入力します。

=D2/C2

この計算結果は「0.75」と表示されます。これを稼働率として見やすくするには、F列を選択し、Excelの「ホーム」タブからパーセントスタイルを適用します。すると「75%」と表示されるようになります。

複数行にわたってデータを入力する場合は、F2セルの右下にある小さな四角を下方向へドラッグすれば、同じ計算式を下の行にもコピーできます。これで、各日付・各メンバーごとの稼働率を自動で計算できます。

ただし、勤務可能時間が未入力、または0の場合は注意が必要です。そのまま割り算をすると、Excel上でエラーが表示されることがあります。エラーを避けたい場合は、以下のように入力しておくと安心です。

=IF(C2=0,””,D2/C2)

この式は、「C2セルが0なら空欄にし、それ以外なら実作業時間を勤務可能時間で割る」という意味です。休暇日や未入力の行がある場合でも、表が見づらくなりにくいメリットがあります。

表を作成するときは、先に1行目へ見出しを入力し、データ範囲を選択してテーブル化しておくのもおすすめです。Excelでは「挿入」タブから「テーブル」を選ぶことで、見出し付きの表として扱えるようになります。テーブル化しておくと、行を追加したときに数式や書式が自動で引き継がれやすくなり、日々の入力が楽になります。

また、稼働率が高すぎる・低すぎるメンバーを見つけやすくするなら、F列に条件付き書式を設定すると便利です。たとえば、稼働率が90%以上なら赤、50%未満なら青のように色を付けると、数字を細かく見なくても状況を把握できます。

このように、Excelで稼働率を計算する手順は、表を作る、勤務可能時間と実作業時間を入力する、数式を入れる、パーセント表示にする、という流れです。まずはシンプルな形で作成し、正しく計算できる状態を作ることが大切です。次の章では、このデータをさらに見やすく集計するための関数やピボットテーブルの活用方法を紹介します。

メンバー別に見やすく集計するための関数・ピボットテーブル活用法

日々の稼働率を計算できるようになったら、次はメンバー別に集計して見やすく整理するステップです。1行ずつ稼働率を確認するだけでは、チーム全体の傾向やメンバーごとの負荷の違いがわかりにくいため、関数やピボットテーブルを使って一覧化しましょう。

まず、関数で集計する場合は、別シートにメンバー別の集計表を作るのがおすすめです。たとえば、A列にメンバー名、B列に勤務可能時間の合計、C列に実作業時間の合計、D列に稼働率を表示する形です。

メンバー名	勤務可能時間合計	実作業時間合計	稼働率
田中	160	128	80%

元データで、B列にメンバー名、C列に勤務可能時間、D列に実作業時間が入っている場合、集計表のB2セルには以下のような式を入力します。

=SUMIF(元データ!B:B,A2,元データ!C:C)

これは「元データのB列からA2のメンバー名に一致する行を探し、その勤務可能時間を合計する」という意味です。同じように、実作業時間の合計は以下の式で求められます。

=SUMIF(元データ!B:B,A2,元データ!D:D)

最後に、D2セルで以下のように稼働率を計算します。

=IF(B2=0,””,C2/B2)

ここで注意したいのは、メンバー別の稼働率を出すときに日別の稼働率を単純に平均しないことです。勤務可能時間が日によって違う場合、平均値では実態とズレることがあります。基本的には、実作業時間の合計 ÷ 勤務可能時間の合計で計算するほうが正確です。

さらに、月別や案件別でも集計したい場合は、SUMIFS関数を使うと便利です。SUMIFSを使えば、「メンバー名が田中」「日付が4月」「案件名がA案件」のように、複数条件で合計できます。チームの人数や案件数が増えてきたら、SUMIFよりSUMIFSを使う場面が多くなるでしょう。

一方で、関数をいくつも入力するのが面倒な場合は、ピボットテーブルを活用するのがおすすめです。元データの表を選択し、「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選ぶと、ドラッグ操作だけで集計表を作成できます。

たとえば、ピボットテーブルの「行」にメンバー名、「値」に勤務可能時間と実作業時間を入れると、メンバー別の合計時間が自動で表示されます。さらに「列」に月や案件名を入れれば、月別・案件別の稼働状況も簡単に確認できます。

ピボットテーブルで稼働率まで表示したい場合は、集計結果の横に計算列を追加し、実作業時間合計 ÷ 勤務可能時間合計で求めると見やすくなります。グラフ化すれば、誰に負荷が集中しているのかも直感的に把握できます。

関数は決まった形式で管理したいとき、ピボットテーブルは切り口を変えて分析したいときに向いています。まずはメンバー別の合計時間と稼働率を見える化し、必要に応じて月別・案件別へ広げていきましょう。

稼働率を業務改善に活かすためのチェックポイント

Excelでメンバー別の稼働率を計算・集計できるようになったら、次に大切なのはその数字をどう業務改善につなげるかです。稼働率は単なる管理表ではなく、チームの働き方を見直すための材料として活用してこそ意味があります。

まず確認したいのは、稼働率が高すぎるメンバーがいないかです。たとえば、特定のメンバーだけが毎月90％以上の状態になっている場合、その人にタスクや問い合わせ対応が集中している可能性があります。一時的な繁忙期であれば問題ないこともありますが、長期間続くと残業増加、ミスの発生、モチベーション低下につながりやすくなります。

このような場合は、以下のような観点で見直してみましょう。