1章：Excelのフィルタリングとソート機能の基本解説
毎日仕事でExcelを使ってデータを分析、管理している人は少なくないと思います。しかし、Excelには実はまだまだ知られていない便利な機能が数多く存在しています。
今日はExcelの中ても特に便利な「フィルタリング」と「ソート」機能について、基本的な使い方から少し高度なテクニックまで解説します。これを読んだ後は、Excelの操作が一段とスムーズになること間違いなしです。
1.1 フィルタリングとは何か
フィルタリングというのは、一言で言うと「データを選別すること」です。例えば、ある商品の販売データがあり、その中から特定の商品だけを見たいと思ったときに役立ちます。フィルタリングを使えば、一目でその商品の販売データだけが表示され、分析が捗ります。
1.2 ソートとは何か
ソートは、データを特定の基準で並べ替える機能です。たとえば、商品の販売データがあるとき、販売数が多い商品、あるいは売り上げの高い商品をすぐに探すことができます。また、品物の名前や商品コード等でアルファベット順や数値順に並び替えることも可能です。
1.3 フィルタリングとソートの使い方
Excelのフィルタリングとソートは、「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」の部分で設定します。
フィルタリングをしたい場合は、まずフィルタリングしたい列のセルを選択します。「フィルター」をクリックし、表示されるメニューから条件を入力して「OK」をクリックすれば、フィルタリングは完了です。
ソートをしたい場合も、まずソートしたい列のセルを選択し、「並べ替え」をクリックします。次に、表示されるメニューから昇順か降順の並べ替えを選定し、また何の基準でソートするかを選択し、「OK」をクリックすればソートです。
フィルタリングとソートを活用すれば、データをもっと効率よく分析することができます。次の章では、より具体的なフィルタリングとソートの使い方を解説します。
2章：データフィルタリングのテクニック：初級編
では、実際にデータフィルタリングの初級編テクニックを学んでいきましょう。まず、Excelには数値フィルターとテキストフィルターという2種類の基本的なフィルタリング方法があります。
2.1 数値フィルターの使用方法
数値フィルターは、特定の数値を持つデータのみを抽出したいときに使います。例えば売り上げデータがあって、100万円以上の売り上げを持つデータだけを表示したい時などです。「並べ替えとフィルター」ボタンから「数値フィルター」を選択し、次に「以上」オプションを選んで「1000000」と入力します。これで100万円以上の売り上げデータだけが表示されます。
2.2 テキストフィルターの使用方法
テキストフィルターは、特定の文字列を含むデータだけを抽出するのに便利です。例えば顧客名に「田中」さんが含まれる顧客のデータだけを見たいとき、「並べ替えとフィルター」ボタンから「テキストフィルター」を選択し、「に次の文字列が含まれる」オプションで「田中」と入力します。
2.3 列に対するフィルタリングの設定方法
フィルタリングは、列全体に対して設定できます。たとえば性別列があり、男性だけのデータを表示したい場合、「フィルターアイコン」をクリックし、表示されるドロップダウンメニューから「男」を選択します。
2.4 複数の条件を設定するフィルタリング
Excelのフィルタリングでは、一つの列に対して複数の条件を設定することも可能です。フィルタリングしたい列のフィルターアイコンをクリックし、「カスタムフィルター」を選択します。ここでは、例えば「売り上げが500万以上」かつ「年齢が30歳以下」の顧客データだけを表示したい場合、上記のようにして条件を設定していきます。
初級編は以上です。数値フィルターやテキストフィルターなど、基本的なフィルタリングを活用して、効率よくデータ分析を進めていきましょう。次章ではソートについても実際の操作方法を説明します。
3章：データソートのテクニック：初級編
さて、前章まででフィルタリングの基本的な使い方を覚えました。この章ではデータをソートする初級編テクニックをご紹介します。ソートを活用することで、データを効率的に取り扱うことができます。
3.1 数値ソート
番号や数値データを、昇順または降順にソートする方法を説明します。
例えば、顧客の購入金額を基準にソートしたい場合、まず購入金額の列を選択します。次に、「ホームタブ」の「並べ替えとフィルター」をクリックし、「昇順」か「降順」を選びます。これで、購入金額を昇順または降順に並べ替えることができます。
3.2 テキストソート
次に、テキストデータをアルファベット順やあいうえお順にソートする方法について説明します。
顧客の氏名をアルファベット順にソートしたい場合、まず氏名の列を選択します。次に、「ホームタブ」の「並べ替えとフィルター」をクリックし、「昇順」を選択します。すると、顧客の氏名がアルファベット順に並べ替えられます。
3.3 カスタム並べ替え
Excelには、「週日」や「月」など、特定の順序でソートするカスタム並べ替え機能があります。これを利用すると、週日を日曜日から土曜日の順番や月を1月から12月の順番にソートすることが可能です。
この機能を利用するには、「ホームタブ」の「並べ替えとフィルター」をクリックし、「カスタム並べ替え…」を選択します。カスタム並べ替えのダイアログボックスが開くので、ここでソートしたい順序を設定します。
3.4 複数列のソート
Excelでは複数の列を基準にデータをソートすることも可能です。これを用いると、「売上が同じなら年齢の若い顧客を上にする」など、より詳細なソートが実現可能です。
操作方法は「ホームタブ」の「並べ替えとフィルター」をクリックし、「カスタム並べ替え…」を選択します。次に、ソートしたい列と順序を追加して設定します。
これで初級編のソートテクニックは終わりです。基本的なソート操作を活用して、日々の業務をスムーズに進めていきましょう。次の章では、より詳細なソートテクニックをご紹介します。
4章：データフィルタリングのテクニック：上級編
前章までで、データのフィルタリングとソートについての基本的な使い方を学んできました。この章では、さらに高度なフィルタリングのテクニックについて解説します。特に、アドバンスフィルターと色によるフィルタリングを中心に説明します。
4.1 アドバンスフィルター
アドバンスフィルターは、基本的なフィルタリング機能をより強力にする機能です。リスト内のデータに一致するレコードを抽出するだけでなく、重複データを削除することも可能です。
アドバンスフィルターを使うには、「データ」タブから「高度なフィルター」を選択してください。表示されたダイアログボックスに、フィルターの範囲（リスト範囲）と条件範囲を指定します。リスト範囲は抽出したいデータ範囲、条件範囲には抽出条件を指定します。例えば、「売上が300万以上かつ地域が関東」の条件を設定すれば、それに該当するデータだけが抽出されます。
そして、「一意のレコードのみを抽出する」にチェックを入れると、重複するデータが削除されます。これにより、同一条件のデータが複数存在する場合でも、それぞれ出力されるのではなく、一つだけが出力されます。これは分析時に便利な機能と言えます。
4.2 色によるフィルタリング
Excelのフィルタリング機能は、色によるフィルタリングも可能です。データを色分けして管理している場合、特定の色に該当するデータだけを抽出することが可能です。
色によるフィルタリングを行うためには、「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」をクリックし、「色」を選択します。その後、フィルタリングしたい色を選択すれば、その色のデータだけが表示されます。
例えば、業績が好調な顧客を緑色、そうでない顧客を赤色で管理している場合、業績が好調な顧客データだけを緑色でフィルタリングすることができます。これが色によるフィルタリングの便利さです。
以上がExcelのデータフィルタリングの上級テクニックです。アドバンスフィルターや色によるフィルタリングを駆使してデータ分析の効率を向上させましょう。次の章では、ソートの上級テクニックについて詳しく解説します。
5章：データソートのテクニック：上級編
前章までで、データのフィルタリングについて学んできました。今回のフィナーレでは、より高度なソートのテクニックについて解説します。特に、複数キーでのソートと自動ソートを中心に説明します。
5.1 複数キーでのソート
Excelでは、基本的に一つの列を基準にしてソートすることが可能ですが、それだけにとどまらず複数の列を基準にしてソートすることも可能です。これを複数キーでのソートといいます。
例えば、まずは「売上」でデータをソートし、その上で同一売上の項目については「年齢」でソートする、といった分析が可能になります。
複数キーでのソートを行うには、「データ」タブから「並べ替え」を選択し、次に設定したいソートのキー（基準にする列）、その昇順か降順を、上から順に設定していきます。これによって、複数キーでソートを行うことができます。
5.2 自動ソート
次に、より効率的な分析を進めるために便利な自動ソートについて解説します。自動ソートを設定すると、データが更新されるたびに自動でソートが実行され、いつでもソート状態を保つことができます。
Excelの自動ソートを設定する方法は、「データ」タブから「並べ替え」を選択し、「オプション」をクリックします。そして、「新しい行や列のソートを有効にする」にチェックを入れます。全て設定が終わったら、「OK」をクリックします。これにより、自動ソートが設定されます。新しいデータが追加されても自動的にソートされ、常に指定した順序でデータが並べられます。
以上、Excelの高度なソートテクニックについて解説しました。データ分析にはデータのフィルタリングとソートが不可欠です。本記事で紹介したテクニックを活用し、より質の高いデータ分析を目指しましょう。
コメント